事務処理規程とは

事務処理規程は、電子取引データの正当な理由がない訂正及び削除を防ぐために、お客様が定める規程です。 メールや Web で受け取ったファイルを取り込む場合、TextLens の訂正・削除の履歴だけでは、電子帳簿保存法が求める改ざん防止の措置になりません。事務処理規程を定め、規程に沿って運用してください（国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」問43）。

TextLens では、次の 2 つの方法で規程を用意できます。

方法内容
事務処理規程画面で作る画面で 9 つの項目を記入すると、その内容を条文に差し込んだ規程を表示し、印刷または PDF として保存できます。この記事で説明します
ひな型に記入する関係書類画面から事務処理規程ひな型（Word 形式）をダウンロードし、［　］で囲んだ箇所に記入します（「関係書類を入手する」を参照）

この記事は、TextLens というシステムが備えている機能の説明です。 お客様の税務上の取り扱いについては、所轄の税務署または税理士にご確認ください。

備え付ける前に専門家の確認を受ける

規程の条文の文面は、当社において税務の専門家の確認を受けたものです。 ただし、適切な定め方は事業形態（法人・個人事業主）や取引の内容によって変わります。 そのまま自社の規程として備え付ける前に、自社の税務の専門家による確認を依頼してください。 特に、保存期間（第8条）と、訂正及び削除の手順（第6条）は、事業者ごとに定め方が変わります。

記入する 9 つの項目

事務処理規程画面で記入する項目は、次の 9 つです。画面では、項目名の横に、その値が入る条文が表示されます。

項目該当条文記入する内容
事業者名第1条・附則法人名または屋号・氏名
管理責任者の職名第4条管理責任者を務める役職
管理責任者の氏名第4条管理責任者の氏名
申請先第6条訂正及び削除の申請書を提出する相手
承認者第6条訂正及び削除を承認する者
保存期間の年数第8条電子取引データの保存期間の年数。1 から 99 までの整数で入力します
申請書の保管場所第7条訂正・削除申請書を保管する場所
申請書の保管期間第7条訂正・削除申請書を保管する年数。1 から 99 までの整数で入力します
施行日附則規程を施行する日。日付で入力します

保存期間の年数は、事業形態や取引の内容によって異なります。記入にあたっては、税務の専門家に確認してください。 申請書の保管期間について、規程の第7条は、電子取引データの保存期間と同じ年数とすると定めています。

個人事業主で、事業主のほかに従業員がいない場合は、管理責任者・申請先・承認者のいずれにも事業主本人を記入します。 この場合も、申請書の作成と保管は省略しません（第6条・第7条）。

規程を作って出力する

左側のメニューの「電子帳簿保存」には、「関係書類」「事務処理規程」「一括出力」の順に並んでいます。

  1. 左側のメニューから「電子帳簿保存 > 事務処理規程」を選びます。事務処理規程画面が表示されます
  2. 「規程に記入する内容」に、9 つの項目を記入します
  3. 「保存」ボタンを押します。「保存しました」と表示されます
  4. 「規程の表示」にある「規程を表示」ボタンを押します。記入した内容を条文に差し込んだ規程の全文が表示されます
  5. 「印刷 / PDF として保存」ボタンを押します。ブラウザの印刷の画面が開きます。印刷するか、印刷の画面から PDF として保存します

すべての項目を記入して保存しないと、規程を表示できません。 すべての項目が記入された状態で保存されるまで、「規程の表示」には「すべての項目を記入して保存すると、規程を表示できます。」と表示され、「規程を表示」ボタンは押せません。 一度保存したあとは、その案内の下に、保存した内容で未記入になっている項目の名前が並びます（入力中の値ではなく、保存した内容についての一覧です）。

記入の途中で保存する

記入の途中でも保存できます。続きは、あとから記入して保存し直してください。 記入しただけで保存していない場合は、「入力した内容はまだ保存されていません。「保存」を押してください。」と表示されます。

表示される規程は保存した内容です

規程の全文は、保存した内容から作られます。 規程を表示したあとで入力を変えた場合は、「保存していない変更があります。表示しているのは保存済みの内容です。」と表示されます。 変更を規程に反映するには、「保存」ボタンを押してください。

版数

保存すると、規程に版数が付きます。「保存」ボタンの横に、最終更新の日時と「（第N版）」が表示されます。

規程を備え付ける

規程は、定めるだけでは要件を満たしません。次のいずれかの方法で、税務調査の際に直ちに提示できる状態にしてください。

  • 印刷して押印し、電子取引データの保存場所の近くに保管する
  • 記入済みの電子ファイル（PDF等）を、社内の誰もが参照できる場所に保管する

規程の内容を変更した場合は、変更後の規程を備え付けます。変更前の規程は、変更した日が分かる形で残してください。

規程を定めたあとは、規程に沿って運用します。 訂正・削除の記録が訂正履歴に残る仕組みは「真実性の確保」で説明しています。