真実性の確保

真実性の確保と TextLens

メールや Web で受け取ったファイルを取り込む場合、TextLens の訂正・削除の履歴だけでは、電子帳簿保存法が求める改ざん防止の措置になりません。事務処理規程を定め、規程に沿って運用してください（国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」問43）。

真実性の確保について、電子帳簿保存法が求める次の事項と、TextLens での対応を示します。

訂正・削除を行った事実と内容を確認できること（TextLens が訂正履歴に記録します）
訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、規程に沿って運用し、備え付けること（規程は、お客様が定め、運用し、備え付けるものです。TextLens は、規程のひな型と、規程を作る事務処理規程画面を提供しています）
保存期間中に記録を消してしまわないこと（TextLens は、データを完全に消す機能を持ちません）

この記事は、TextLens というシステムが備えている機能の説明です。お客様の税務上の取り扱いについては、所轄の税務署または税理士にご確認ください。

取引情報の訂正と、書類の削除・復元は、ドキュメント詳細画面の「訂正履歴」パネルに記録されます。 1 件ごとに、操作の種類（登録 / 訂正 / 削除 / 復元）、実行者、日時、取引年月日・取引金額・取引先名の変更前と変更後の値、訂正のときに入力した訂正理由が残ります。

この履歴は、後から消したり書き換えたりすることはできません。

取引時刻だけの変更と、受領形態の変更は、訂正履歴には残りません。

訂正履歴の見方は「訂正履歴を見る」、取引情報の訂正のしかたは「取引情報を確認・修正する」で説明しています。

TextLens が配布している事務処理規程のひな型は、訂正履歴とあわせて使う作りになっており、次のように定めています。

ひな型の文面は、当社において税務の専門家の確認を受けたものです。ただし、適切な定め方は事業形態や取引の内容によって変わるため、そのまま備え付ける前に、自社の税務の専門家による確認を依頼してください。

規程の作り方は「事務処理規程を用意する」で説明しています。

TextLens は、原本ファイルと取り込んだ画像について、保存時に算出したハッシュ値と保存した版を、当社の内部管理として記録しています。電子帳簿保存法のタイムスタンプではありません。ハッシュ値は、ファイルの内容から計算する値です。

ハッシュ値と保存した版は、ファイルを取り込んで保管するときに TextLens が記録します。お客様が操作する必要はありません。

原本ファイルは、受領形態に「電子データ」を選んで取り込んだ書類で保管されます（「受領形態を選ぶ」「原本ファイルをダウンロードする」を参照）。

TextLens は、外部の時刻認証局によるタイムスタンプの付与は行っていません。日時の記録については「時刻の扱い」で説明しています。

TextLens は、保存義務のある書類を誤って消してしまうことがないよう、書類やデータを完全に消す機能を持ちません。削除は「一覧に出さない」という扱いで、削除した書類はあとから「復元」で元に戻せます。

削除と復元の手順は「書類を削除する・元に戻す」で説明しています。