可視性の確保と TextLens
可視性の確保について、TextLens は電子帳簿保存法が求める次の事項に対応しています。
- 取引年月日・取引金額・取引先名で検索できること
- 保存した記録を速やかに出力できること
- 操作説明書を備え付けること
この記事は、TextLens というシステムが備えている機能の説明です。 お客様の税務上の取り扱いについては、所轄の税務署または税理士にご確認ください。
取引年月日・取引金額・取引先名で検索する
ドキュメント管理画面の「詳細検索」で、次の条件を指定して書類を絞り込めます。
| 条件 | 指定のしかた |
|---|---|
| 取引年月日 | 開始日と終了日による範囲指定 |
| 取引金額 | 下限と上限による範囲指定 |
| 取引先名 | 部分一致 |
指定した条件はすべて満たすもので絞り込み、語句での検索とも併用できます。 削除した書類も、「削除したドキュメントを表示」にチェックを入れると一覧に含められます。
取引年月日・取引金額を指定した場合、その項目が未入力の書類は結果に出ません。 読み取りで値が得られなかった項目は、ドキュメント詳細画面の取引情報パネルに「未入力」と表示されます。 これらの条件で書類を探せるように、「未入力」の項目は取引情報を訂正して補ってください。
基準期間（個人事業主は前々年、法人は前々事業年度）の売上高が5,000万円以下で、税務職員からデータのダウンロードを求められたときに応じられるようにしていれば、検索機能の確保は不要です（国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」問19・問51）。ただし、電子データのまま保存すること、事務処理規程を定めて運用することは、売上高にかかわらず必要です。検索機能の確保が不要な場合も、TextLens の検索は、必要な書類を探すのに使えます。お客様が当たるかどうかは、税理士にご確認ください。
検索の手順は「書類を検索する」、取引情報の訂正のしかたは「取引情報を確認・修正する」で説明しています。
保存した記録を速やかに出力する
TextLens では、保存した記録を次の方法で表示・出力できます。
- 画面での表示: ドキュメント管理画面の一覧と、ドキュメント詳細画面で、取り込んだ画像・取引情報・訂正履歴・項目を表示します（「結果画面の見方」を参照）
- 取り込んだ画像のダウンロード: ドキュメント詳細画面のビューアーにある「ダウンロード」から、読み取りに使った画像を 1 件ずつ取得します
- 原本ファイルのダウンロード: 電子データで受け取った書類は、取引情報パネルの「原本ダウンロード」から、授受したファイルそのものを取得します（「原本ファイルをダウンロードする」を参照）
- CSV 出力: 選んだ書類と項目を、CSV ファイルとして取り出します（「CSV に出力する」を参照）
- 一括出力: 期間を指定して、索引と訂正履歴を CSV でまとめて出力します。削除した書類も含めて出力します（「まとめて出力する・関係書類を取り出す」を参照）
取り込んだ画像と原本ファイルは、別のものです。授受したファイルそのものが必要な場合は、「原本ダウンロード」から取得してください。
操作説明書とシステム概要書
操作説明書は、ヘルプセンターでいつでも表示・印刷できます。 TextLens では、操作説明書と、参考として配布しているシステム概要書を、関係書類画面から Word 形式（.docx）でダウンロードできます。
入手のしかたは「関係書類を入手する」で説明しています。