このカテゴリについて

このカテゴリでは、電子帳簿保存法が電子取引データの保存に求める事項について、TextLens のどの機能が応えるのかと、お客様が行うことを説明します。 操作の手順は、各記事からリンクしている操作の記事で説明しています。

これらは TextLens というシステムが備えている機能の説明です。 お客様の税務上の取り扱いについては、所轄の税務署または税理士にご確認ください。

求められることと TextLens の機能

メールや Web で受け取ったファイルを取り込む場合、TextLens の訂正・削除の履歴だけでは、電子帳簿保存法が求める改ざん防止の措置になりません。事務処理規程を定め、規程に沿って運用してください（国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」問43）。

真実性の確保

求められることTextLens での対応
訂正・削除を行った事実と内容を確認できること取引情報の訂正と、書類の削除・復元を、実行者・日時・変更前後の値とあわせて訂正履歴に記録します
訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、規程に沿って運用し、備え付けること規程は、お客様が定め、規程に沿って運用し、備え付けるものです。TextLens は、事務処理規程のひな型を関係書類画面から配布しています。事務処理規程画面では、記入した内容を条文に差し込んだ規程を作れます
保存期間中に記録を消してしまわないことデータを完全に消す機能を持ちません。削除は「一覧に出さない」という扱いで、あとから復元できます

詳しくは「真実性の確保」で説明しています。

可視性の確保

求められることTextLens での対応
取引年月日・取引金額・取引先名で検索できること詳細検索で、取引年月日と取引金額は範囲指定、取引先名は部分一致で絞り込めます
保存した記録を速やかに出力できること一覧・詳細画面での表示のほか、取り込んだ画像・原本ファイルのダウンロード、CSV 出力、一括出力に対応しています
操作説明書を備え付けること操作説明書は、ヘルプセンターでいつでも表示・印刷できます。関係書類画面からは、Word 形式の操作説明書と、参考として配布しているシステム概要書を入手できます

基準期間（個人事業主は前々年、法人は前々事業年度）の売上高が5,000万円以下で、税務職員からデータのダウンロードを求められたときに応じられるようにしていれば、検索機能の確保は不要です（国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」問19・問51）。ただし、電子データのまま保存すること、事務処理規程を定めて運用することは、売上高にかかわらず必要です。

詳しくは「可視性の確保」で説明しています。

日時の記録

保管の日時と訂正の日時は、いずれも TextLens のデータベースサーバーの時刻で記録します。 利用者・運営のいずれも、記録された日時を後から指定・変更することはできません。 なお、TextLens は外部の時刻認証局によるタイムスタンプの付与は行っていません。

詳しくは「時刻の扱い」で説明しています。

システムと事務処理規程をあわせて使う

メールや Web で受け取ったファイルを取り込む場合、TextLens の訂正・削除の履歴だけでは、電子帳簿保存法が求める改ざん防止の措置になりません。事務処理規程を定め、規程に沿って運用してください（国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」問43）。

訂正・削除をどのような手続きで行うかは、事務処理規程で定めます。 TextLens が配布している事務処理規程のひな型の文面は、当社において税務の専門家の確認を受けたものです。 ただし、適切な定め方は事業形態や取引の内容によって変わるため、そのまま備え付ける前に、自社の税務の専門家による確認を依頼してください。

規程の作り方は「事務処理規程を用意する」で説明しています。

お客様が行うこと

取引情報の訂正と、書類の削除・復元の記録は、訂正履歴で確認できます（「訂正履歴を見る」を参照）。